LAS 5S DE HIROYUKI HIRANO

Las 5S, describen los 5 pilares fundamentales para la mejora de la productividad y la seguridad en la fábrica. Su autor es Hiroyuki Hirano consultor japonés de elevada reputación, también autor de Poka-yoque y el JIT revolución en las fábricas; de los cuales hablare en próximos artículos.

Hiroyuki Hirano, básicamente, refiere su estudio al acondicionamiento del entorno físico del trabajo como factor crítico para el logro de una elevada calidad, bajo costo, y rápidas entregas; donde se considera necesaria la organización, el orden, la limpieza, la limpieza Estandarizada, y la disciplina; las cuales corresponden por sus iniciales «S» de las palabras japonesas a, seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke.

Vale mencionar que las 5S son complemento del sistema de producción Justo a Tiempo o JIT, y corresponde a uno de sus axiomas: «El desarrollo de los buenos lugares de trabajo empieza por las 5S”; y en este sentido son los cimientos o pilares de los lugares de trabajo, donde se exige a los trabajadores para conseguir los objetivos de producción, pero esto no basta o es suficiente sino se crea un entorno adecuado de trabajo en el que se establece la producción en flujo, el control visual, las operaciones estándares y otros bloques del Justo a Tiempo.

Afirma Hirano, “Las 5S incluyen las defensas básicas que protegen a los organismos corporativos de los destrozos del entorno cambiante” se debe a que Las fábricas son organismos vivos, y éstos se mueven y cambian en una relación flexible con su entorno. En este sentido, las 5S deben formar parte de una cultura corporativa única, cualquiera sea su visión de futuro, porque las empresas en sus objetivos de crecimiento y desarrollo, deben implantar las 5S como primer paso para sobrevivir en un mercado cada día más competitivo.

En el método de implantación de las 5S, se considera la aplicación de una estrategia de control de inventarios que en su concepto bizarro tienden a hacer a las empresas como “Organizaciones Obesas”; donde reina el desorden y el descontrol de los activos, bienes e insumos; lo cual contradice la intención de una organización de crecer y desarrollarse. Es por ello que 5S plantea implementar un método de control que consiste en deshacerse de todos aquellos activos que no tienen utilidad mas que ocupar un espacio que ocasiona desorden y suciedad; consiste en el uso de tarjetas rojas, para señalizar todos aquellos bienes que deben ser retirados de las instalaciones de producción, para aprovechar espacios, tener mayor control, contribuir a mejorar la seguridad y salud en el trabajo, entre otros.

En la aplicación de esta estrategia, supervisores de área deben adherir etiquetas o tarjetas rojas en todos los elementos que se consideren ocupan espacio, son desperdicio o despilfarro o contribuir al despilfarro; se inicia por el stock o inventario. Ha sucedido en organizaciones que lo han implementado que han aparecido activos que no estaban identificados, y peor aun necesarios para las operaciones, que alguna vez tuvieron que comprarse por no conseguirlo, también se ha conseguido activos repetidos o procurados más de una vez, que en el tiempo y el desorden se han perdido en el stock.

Es muy importante el programa de producción de la empresa, para determinar el uso de los materiales, insumos, equipos, otros; ya que a consideración de los supervisores de área y de los jefes de talleres o de equipos, tiende a formarse un apego que no permite buenas decisiones al momento de etiquetar; la aplicación de tarjetas amarillas para la revisión es útil en la toma de decisiones en estos casos.

En los trabajos de oficina también se presenta el este fenómeno

Sucede que una importante carpeta con documentos para una reunión o el informe que va a revisar la junta directiva “no aparece”; pasa porque en el tiempo se acumula una importante cantidad de papeles y equipos sin utilizar (impresoras, faxes, computadores dañados, otros), que terminan ocupando espacios, ensuciando y desordenando el entorno de trabajo en el que se pierde de vista lo útil y necesario; también en este tipo de organizaciones debe implantarse las 5S como respuesta para obtener eficiencia productiva donde el tiempo es un bien escaso.

Resistencias a las 5S.

En la implantación de las 5S; como todo proceso de cambio que por si genera resistencia en el entorno, se han enumerado las siguientes 12 resistencias:

• Resistencia #1: ¿Qué hay de realmente importante en la Organización y el Orden? Esta resistencia directa a la implantación de las 5S se expresa bien en preguntas tales como «¿Por qué hacer tanto alboroto sobre algo tan obvio»? o «Nos está tratando como colegiales a los que se pide que limpien sus mesas». Pero el hecho que permanece es que la implantación de las 5S es necesaria cuando la fábrica u oficina no están limpias y organizadas. Esta resistencia particular se deriva de la humillación que sienten las personas cuando piensan que les está tratando como a muchachos. Por tanto, la clave es eliminar tal humillación antes de empezar la implantación de las 5S.
• Resistencia #2. ¿Por qué yo, el presidente, debo dirigir las 5S? La mayoría de las veces que puedo recordar, los presidentes de empresas han dicho algo como esto: «¿Espera realmente que me involucre en algo tan insignificante como la Organización y el Orden?» En vez de esto, lo que desean es asignar la dirección de las 5S a alguien de la dirección media. «Después de todo», añaden, «tengo cosas más importantes que hacer, como dirigir las políticas de negocio y ventas de la empresa». Soy el primero en estar de acuerdo en que las políticas de negocio y ventas son importantes. Sin embargo, se crea o no, las 5S son incluso más importantes como fundamento para la potencia corporativa. Obviamente, algunos presidentes no creen esto, pero si desafortunadamente llegan a ver que los fundamentos de su empresa se agrietan, llegarán pronto a entender lo que quiero decir. También es cierto que pocos presidentes comprenden lo difícil que es implantar las simples 5S. La implantación de las 5S exige liderazgo, y la alta dirección debe abandonar sus vanas preconcepciones e involucrarse personalmente.  La mayoría de las veces que puedo recordar, los presidentes de empresas han dicho algo como esto: «¿Espera realmente que me involucre en algo tan insignificante como la Organización y el Orden?» En vez de esto, lo que desean es asignar la dirección de las 5S a alguien de la dirección media. «Después de todo», añaden, «tengo cosas más importantes que hacer, como dirigir las políticas de negocio y ventas de la empresa». Soy el primero en estar de acuerdo en que las políticas de negocio y ventas son importantes. Sin embargo, se crea o no, las 5S son incluso más importantes como fundamento para la potencia corporativa. Obviamente, algunos presidentes no creen esto, pero si desafortunadamente llegan a ver que los fundamentos de su empresa se agrietan, llegarán pronto a entender lo que quiero decir. También es cierto que pocos presidentes comprenden lo difícil que es implantar las simples 5S. La implantación de las 5S exige liderazgo, y la alta dirección debe abandonar sus vanas preconcepciones e involucrarse personalmente.
• Resistencia 3. ¿Por qué limpiar cuando pronto se ensuciará de nuevo? La gente de fábrica tiende a aceptar la suciedad como condición inevitable de su lugar de trabajo. Argumentan que la limpieza tiene poco de bueno puesto que todo se ensucia rápidamente de nuevo. Cuando los empleados son indiferentes respecto a hacer y mantener mejoras, no es sorprendente que los niveles de defectos permanezcan elevados y la productividad baja. Debe eliminarse la aceptación de la condición de suciedad en los lugares de trabajo. La gente de fábrica tiende a aceptar la suciedad como condición inevitable de su lugar de trabajo. Argumentan que la limpieza tiene poco de bueno puesto que todo se ensucia rápidamente de nuevo. Cuando los empleados son indiferentes respecto a hacer y mantener mejoras, no es sorprendente que los niveles de defectos permanezcan elevados y la productividad baja. Debe eliminarse la aceptación de la condición de suciedad en los lugares de trabajo.
• Resistencia #4: La implantación de la Organización y la Orden no aumentará la producción A menudo se expone esta objeción en las plantas muy ocupadas. Usualmente, es un argumento de gente habituada a trabajar en una pocilga que e afirma que «nuestro trabajo es producir cosas». Algunos trabajadores -y sus directivos- juzgan la productividad por el grado de sus esfuerzos y sudor. Esto es adecuado en un club deportivo, pero no en una fábrica. En una fábrica, el movimiento es a menudo una forma de despilfarro. Cada uno debe aprender la diferencia entre «movimiento» y «trabajo».
• Resistencia #5: ¿Por qué preocuparnos de asuntos tan triviales? Los culpables aquí son típicamente mandos intermedios tales como líderes de equipos, secciones o departamentos. He escuchado a muchas de estas personas decir que la suciedad es un problema menor mientras estábamos en una fábrica con el suelo salpicado de aceite o cubierto con una gruesa capa de virutas de corte. Cualquier directivo que considere triviales a las 5S realmente está trivializando la productividad y la dirección eficiente. Después de todo, cualquier directivo que permanezca impasible sobre un suelo inundado de aceite y estime que la suciedad es un problema pequeño, es alguien que despreocupadamente podría tirar al suelo una colilla de cigarrillo y causar un fuego. Los directivos que no promueven la pulcritud y el orden terminan con una fuerza laboral indisciplinada y chapucera. Por esta razón, debemos eliminar la despreocupación de los directivos respecto a las 5S
• Resistencia #6: Todo eso ya lo tenemos en práctica.  Algunos directivos sólo consideran los aspectos más superficiales y visibles de las 5S. Piensan que reordenar un poco las cosas y colocarlas en hileras alineadas es todo lo que hay que hacer. La tendencia es que en sus fábricas se haga una «limpieza de fachada» justo antes de la visita de inspección del presidente de la empresa, los suelos se barren y friegan, se pintan las paredes, y los materiales y artículos se alinean limpiamente. Sin embargo, un Orden tal, sólo araña la superficie de lo que realmente son las 5S. Cuando el confiado presidente entra en esa fábrica «limpia», queda gratamente impresionado y dice algo como «Bien, ¡tenéis la planta realmente limpia!» Generalmente, como no llega a ver nada más allá del barniz de Organización y Orden superficiales, deja la fábrica con una impresión falsa.
• Resistencia #7: Ya sé que mi sistema de archivo es un caos, pero sé cómo trabajar con él. Algunas personas son capaces de trabajar en medio de pilas de papeles y ficheros. De hecho, la magnitud del caos les reafirma de algún modo que tienen una elevada productividad. He encontrado personas que realmente se enfadan cuando les sugiero que despejen completamente sus mesas. Refunfuñan algo tal como «Déjeme en paz- trabajo mejor así» y vuelven al confort de su desorden. Según mi experiencia, tales personas tienden a ser solitarios que evitan el contacto con otros y gustan tener una valla de libros y papeles a su alrededor. Su mundo es diferente al que resulta de la estandarización y la implantación de las 5S. El primer paso en la estandarización de las operaciones de oficinas es despejar tales 20 caos privados de modo que libros y ficheros sean fácilmente accesibles a cualquiera que los necesite.
• Resistencia #8: Hace ya 20 años que Implantamos las 5S Este tipo de comentario se escucha a menudo de personas que piensan que el movimiento 5S es simplemente una moda más. Si intentaron hace 20 años algo parecido, no ven la razón por la que deban intentarlo de nuevo. Sin embargo, las 5S no son una moda pasajera. Son el fertilizante del campo sobre el que se crearán las mejoras. Son el fundamento de la supervivencia corporativa a largo plazo. Debe informarse a las personas que no conocen esto; a las personas que creen que no tienen que profundizar en las 5S, se les debe apear de su pedestal. Cuando escucho decir a alguien que ya lo intentó hace 20 años, siento la tentación de contestar, «¿Hace también 20 años desde que se bañó por última vez?»
• Resistencia #9: Las 5S y mejoras relacionadas son sólo para la fábrica. En algunas empresas, mientras la gente de fabricación implanta enérgicamente las 5S y otras medidas de racionalización, el personal de oficinas y ventas afirma que tales medidas no tienen nada que hacer en su clase de trabajo. No perciben que permitir que documentos e impresos se amontonen desordenadamente en las mesas es similar a permitir que la suciedad y virutas de corte ensucien los suelos de las fábricas. La implantación de las 5S debe ser un programa que abarque a toda la empresa
• Resistencia #10: Estamos demasiados ocupados para gastar tiempo en Organización y Orden. En algunas fábricas, la Organización y el Orden son lo primero que se deja de lado cuando el índice de ocupación es elevado. Pronto encontramos plantillas y herramientas que se han dejado en cualquier parte, materiales y piezas apilados en lugares inadecuados, y aceite y suciedad acumulándose sobre máquinas y suelos. La excusa es siempre que «estamos demasiado atareados para ocuparnos de eso». ¿Están esas personas tan ocupadas que no pueden ducharse y limpiarse los dientes? Lo que realmente están diciendo es que no desean tener sus lugares de trabajo ordenados y limpios, y su expresión literal sólo es una excusa. La verdad es que sus excusas no son más válidas que su actitud ante la limpieza
• Resistencia #11: ¿Por qué tiene que decirme otro lo que tengo que hacer? La mayoría de los programas de implantación de las 5S tropiezan pronto con problemas de relaciones humanas. Hay personas que pueden llegar a entender la importancia de las 5S pero que son reacias a aceptar órdenes de las personas que promocionan las 5S. Una vez que las relaciones humanas se enredan, lleva largo tiempo suavizarlas. Consecuentemente, es rentable formar equipos de promoción de las 5S con miembros cualificados p ara tratar los problemas de relaciones humanas
• Resistencia #12: No necesitamos las 5S. Estamos ganando dinero, de modo que déjenos hacer nuestro trabajo del modo que deseamos hacerlo. Estamos ganando dinero, de modo que déjenos hacer nuestro trabajo del modo que deseamos hacerlo Puede ser difícil implantar las 5S u otros programas de mejora en empresas que son actualmente rentables. Si Ud. puntualiza que es más eficiente mantener solamente una caja de piezas a mano en cada proceso, probablemente se le contestará algo como esto: «Sí, pero lo hacemos todo bien, y este es el modo que tenemos de trabajar». Generalmente, tales personas no saben bien cuántos procesos están involucrados en la fabricación de un producto. Con una perspectiva mejor, percibirían que, en vez de poner énfasis en la productividad de cada proceso individual, lo más importante es el flujo global de la producción. La producción tiene un ritmo, y este ritmo se perjudica cuando los trabajadores cuidan solamente sus procesos individuales. Un ritmo inestable tiene un efecto negativo en los stocks y en la gestión de los transportes internos, lo que al final crea más despilfarro, tal como el tiempo extra necesario para localizar los distintos elementos necesarios para la producción. Permitiendo que los operarios hagan cada uno las cosas a su modo, garantizamos la práctica de cierta clase de libertad egoísta que perjudica a todos a largo plazo
• Razones para su implantación.
• • Una fábrica u oficina limpia y pulcra tendrán una productividad más elevada.
  • Una fábrica u oficina limpia y pulcra producirán menos defectos.
  • Una fábrica u oficina limpia y pulcra cumplirán mejor los plazos establecidos.